APUNTES DE LOGISTICA EN LAS EMPRESAS INDUSTRIALES

AUTOR: LUCIANO E. ARISMENDY C





APUNTES DE LOGISTICA
PLANEACION ORGANIZACIÓN Y CONTROL DE LA LOGISTICA EN LAS EMPRESAS INDUSTRIALES


INTRODUCCIÓN.

Estos apuntes pretenden familiarizar al aprendiz Sena con la logística en las empresas industriales, desde los puntos de vistas de: generalidades; planeación; organización y control de la logística y con énfasis en las actividades claves y de apoyo tales como: servicio al cliente; transporte; mantenimiento de inventarios; flujos de información; procesamiento de pedidos; almacenamiento; compras; embalaje, etc.

También se presentan seis guías elaboradas por el redactor de estos apuntes, para la formación por competencias en el modulo de logística industrial en la especialidad de tecnólogos en gestión de la producción industrial

Espero que estos apuntes contribuyan para la capacitación en Logística Industrial y para el desarrollo de la formación por competencias del los estudiantes del Sena


1. CONCEPTO DE LOGISTICA EMPRESARIAL

La logística empresarial comprende la planificación, la organización y el control de todas las actividades relacionadas con la obtención, traslado y almacenamiento de materiales y productos, desde la adquisición hasta el consumo, a través de la organización y como un sistema integrado. El objetivo que pretende conseguir es satisfacer las necesidades y los requerimientos de la demanda de manera eficaz y con el mínimo costo posible. La logística también incluye todo aquello que hace referencia a los flujos de información implicados.

Se puede decir que el objetivo de la logística es conseguir que los productos y los servicios adecuados estén en los lugares pertinentes, en el momento preciso y en las condiciones exigidas.

Una definición de logística ajustada a la realidad empresarial es la siguiente:

Dado un nivel de servicio al cliente predeterminado, la logística se encarga del diseño y gestión del flujo de información y materiales entre clientes y proveedores (distribución, fabricación, aprovisionamiento, almacenaje, transporte….) con el objetivo de disponer del material adecuado, en el lugar adecuado, en la cantidad adecuada, y en el momento oportuno, al mínimo costo posible y según la calidad y servicio predefinidos para ofrece a los clientes.

En los últimos años, la función clave de la logística integral se esta incorporado rápidamente en las empresas, considera como una coordinación y un enlace entre:

 Mercado ( clientes y consumidores)
 Canales de Distribución
 Actividades operativas de la propia empresa
 Proveedores

2. DESCRIPCION DE LAS ACTIVIDADES DE LA LOGISTICA INDUSTRIAL

Las actividades logísticas dentro de la empresa se centran en tres tipos de procesos básicos:

 Proceso de Aprovisionamiento. Gestión de materiales entre los puntos de adquisición y las platas de procesamiento que se tengan.

 Proceso de Producción. Gestión de las operaciones de fabricación de las diferentes plantas

 Proceso de Distribución. Gestión de materiales entre las plantas mencionadas y los puntos de consumo


2.1 ACTIVIDADES DE LA LOGISTICA EN LA EMPRESA EN LOS PROCESOS DE APROVISIONAMIENTO, PRODUCCION Y DISTRIBUCION


2.1.1 ACTIVIDADES DE LA LOGISTICA EN EL APROVISIONAMIENTO DE MATERIALES

1. Proceso de pedidos de materiales
2. Gestión de inventarios de materiales
3. Transporte de materiales
4. Compras
5. Almacenamiento de materiales
6. Planeación de la producción
7. Manejo de Materiales
8. Gestión de Información

2.1.2 ACTIVIDADES DE LA LOGISTICA EN LA PRODUCCION

1. Requisición de materiales
2. Movimiento de productos en proceso de transformación
3. Almacenamiento temporal de productos en proceso
4. Manipulación de Productos en proceso
5. Envío de productos terminados al almacén
6. Gestión de información

2.1.3 ACTIVIDADES DE LA LOGISTICA EN EL LA DISTRIBUCIÓN DEL PRODUCTO

1. Proceso de pedidos de productos despachados
2. Gestión de inventarios de productos
3. Transporte de productos
4. Servicio al cliente
5. Almacenamiento de productos
6. Planeación de la distribución
7. Manejo de Productos
8. Gestión de Información

La cuatro primeras actividades son fundamentales, asociadas necesariamente a cualquier canal logístico y resultan primordiales para la efectividad de las funciones logísticas, mientras que las demás aunque en algún caso puedan tener tanta relevancia como las primeras, se denominan de apoyo y a veces no son consideradas por la gestión logística de la empresa al comienzo del desarrollo de la función logística.

 PROCESAMIENTO DE PEDIDOS. Es la actividad que origina el movimiento de los productos y la realización de los servicios solicitados y tiene una gran incidencia en el tiempo del ciclo del pedido.

 GESTIÓN DE INVENTARIOS. Tiene como objetivo principal proporcionar la disponibilidad requerida de los productos que solicita la demanda.

 TRANSPORTE. Resulta indispensable en cualquier empresa para poder trasladar los materiales o productos

 NIVEL DE SERVICIO AL CLIENTE. Establece el nivel y la calidad de respuesta que deben tener todas las actividades de la cadena logística.

 COMPRAS. Corresponde al canal de aprovisionamiento a través de ellas se seleccionan las fuentes, se determinan las cantidades que es necesario adquirir, el momento de efectuar las adquisiciones, y la planificación de los productos. De acuerdo con el canal de distribución establece la cuantía de los componentes y la secuencia y el ciclo de producción, lo cual repercute en el funcionamiento logístico global, pero en particular, en la gestión de inventarios y la eficacia del transporte

El embalaje se establece considerando los requisitos de tratamiento, transporte, almacenamiento o nivel de protección que se han de dar a los materiales para evitar pérdidas y para que no se deterioren.

 ALMACENAMIENTO. Es una actividad que añade valor de tiempo al producto, es importante para esta actividad considerar el espacio requerido, el diseño y la configuración de los almacenes y la disposición de los productos en su interior

 TRATAMIENTO DE LAS MERCADERIAS. Implica la selección del equipo para manipulación y el detalle de los procedimientos de preparación de los pedidos y la devolución de los productos defectuosos.

 GESTION DE LA INFORMACION. Abarca la recogida, el almacenamiento, el tratamiento y el análisis de los datos necesarios para desarrollar la planificación y el control, lo cual da soporte a todo el sistema logístico

3. FLUJO DE MATERILAES, PRODUCTOS E INFORMACION EN EL SISTEMA LOGISTICO

La logística busca maximizar las ventas y minimizar los costos, esto se logra estableciendo un buen nivel de servicio al cliente, diseñando, planificando y controlando una red de distribución. Esta red constituye una determinada configuración de puntos de fabricación, almacenamiento y ventas y un sistema de transporte y de tratamiento de información adecuados.

Una red genérica incluye:

 Almacenes de materiales básicos (proveedores)
 Fabricas
 Almacenes de distribución del producto
 Mayoristas
 Minoristas
 Clientes

En la red se da el flujo de materiales, producto e información.

El flujo de materiales y productos se produce básicamente en el sentido del suministro a la demanda, y se denomina descendente o aguas abajo del flujo que forman los materiales y productos por el hecho de estar dirigido hacia el consumidor, situado al final del canal.

El flujo de información a través de teléfonos, fax, correo, red electrónica etc., se dirige principalmente desde el consumidor hasta el lugar de origen de los suministros, por eso se denomina ascendente o aguas arriba del río que forman los materiales y productos. Esta información confirman las órdenes de envío ya sea de materiales o productos.

4. PLANEACION DE LA LOGISTICA EN EMPRESAS MANUFACTURERAS

En un plan de logística se deben considerar los siguientes Aspectos:

 Servicio al Cliente. Con el servicio al cliente se pretende romper la brecha de espacio y tiempo que existe entre el productor y el consumidor y así lograr la satisfacción integral del cliente. Para ello se debe colocar el producto, en el lugar y a la hora que el cliente lo necesita, teniendo en cuenta también aspectos fundamentales como la calidad, el precio, la garantía y el manejo de posibles devoluciones del producto.

 Nivel y Manejo de los Inventarios de Materiales y productos Terminados. Pretende establecer el nivel adecuado que se debe tener de inventarios de materiales y de productos, para satisfacer los requerimientos de la planta de producción y de la demanda de los clientes, a un costo mínimo, que se debe determinar en función de los costos de ordenar las compras o la producción y de mantener almacenados los inventarios de materiales y productos.

 Movimiento y almacenamiento temporal de productos en proceso. Pretende establecer los medios de transporte y almacenamiento que se utilizaran para el movimiento y acumulación de las materias primas en el proceso de transformación a productos terminados. Para ello es importante tener en cuenta los diversos sistemas a utilizar en la distribución de la planta productiva de la empresa y la descripción detallada de las operaciones del proceso productivo.

 Abastecimiento, distribución y transporte. Pretende determinar los medios de transporte que se utilizaran para el movimiento de materiales para la producción desde los proveedores hasta la fábrica, igualmente los medios para el movimiento del producto terminado desde la fábrica hasta el mercado o consumidor final. Los medios hacen referencia a ferrocarril, camión, barco, ductos. Resulta importante determinar en la planeación si estos medios van a ser propios o alquilados y por tanto van a afectar a los costos de la empresa por la depreciación de los medios o por el arrendamiento o alquiler de los mismos. También es importante considerar los canales que se pueden utilizar para hacer llegar el producto desde la fábrica hasta el consumidor final, teniendo en cuenta si existen o no intermediarios como agentes, mayoristas y minoristas y considerando también las instalaciones requeridas para la distribución.

 Operación de los Centros de Distribución y Abastecimiento. Aquí se definen los planes de flujo de información y de productos para que el centro pueda cumplir con su misión y a la vez pueda cumplir con la política de servicio al cliente. En estos centros se reciben los pedidos de los clientes tramitados por diversos medios (personalmente, a través de los vendedores de la empresa, por correo, teléfono, redes de computación, Internet etc.) y se generan las órdenes para consolidar la cantidad de productos pedidos, ya sea con las existencias de almacén, de la planta o se ordena la producción. Se tramita también toda la información relacionada con la forma de pago (al contado, crédito), despacho, seguimiento del viaje del pedido y manejo de las posibles devoluciones. Análogamente esta información aplica para cuando la empresa es quien hace los pedidos de materiales para la operación de la planta de producción.

La planeación de la logística debe prever las acciones que se van a realizar en el futuro relacionadas con las actividades claves de la cadena de suministros (servicio al cliente; transporte; almacenamiento; administración de inventarios, flujos de información y procesamiento de pedidos) y las actividades de apoyo (almacenamiento; compras; embalaje; registro y conservación de la información). También debe prever los recursos materiales, humanos y financieros para las acciones.







5. ORGANIZACIÓN DE LA LOGISTICA

5.1. ESTUCTURA ORGANICA

5.1.1. En empresas con una estructura orgánica tradicional de línea o de línea-asesoría, las actividades de la logística se encuentran dispersas en las tres principales funciones que se consideran:

o Marketing;
o Producción (operación)
o Finanzas

En una estructura orgánica de línea, las funciones de marketing, producción y finanzas se puede encontrar en el organigrama a un mismo nivel de jerarquía, todas dependiendo del gerente de la compañía. En este tipo de estructura se cumplen los principios de la unidad de mando y de la unidad de dirección, y el gerente coordina y facilita las relaciones entre ellas.

ESTRUCTURA ORGANICA DE LINEA


GERENTE (alta gerencia)

MARKETING (gerencia media)
Responsabilidades
 Ventas
 Publicidad
 Servicio al cliente
 Entrada de pedidos del producto
 Inventarios de productos terminados
 Canales de distribución
 etc.


FINANZAS (gerencia media)
Responsabilidades
 Costo de Inversión de los activos logísticos
 Costos de Manejo y almacenamiento de Inventarios
 Registro y Procesamiento de la información (contabilidad y finanzas)
 Rendimiento de la inversión
 Etc.

PRODUCCION (gerencia media)
Responsabilidades
 Requerimiento de los activos logísticos
 Inventarios de Materiales y productos en proceso
 Programación de la producción (operaciones logísticas)
 Calidad del producto
 Compras
 Transporte
 Etc.

La estructura orgánica de línea asesoría es similar, pero el gerente tiene su asesor personal que le aconseja, sugiere, recomienda. El asesor no pertenece a la línea de autoridad, por lo tanto no tiene mando. El gerente tiene autonomía para considerar o no los consejos, las sugerencias, las recomendaciones etc. del asesor.

5.1.2. En una empresa con una estructura orgánica funcional, la logística se incluiría como una nueva área funcional y allí se concentrarían todas las actividades relacionadas con la misma y se requeriría de un trabajo cooperado entre, marketing, producción, finanzas y logística

En este tipo de estructura las funciones de marketing, producción, finanzas y logística se pueden encontrar a un mismo nivel de jerarquía, y operan coordinadamente y generalmente con muy poca o ninguna intervención del gerente para establecer cooperación entre ellas. Al frente de cada una de las funciones esta un especialista del ramo (marketing, producción, logística y finanzas). Por tanto las decisiones que se toman son muy acertadas. En este tipo de estructura se puede presentar dualidad de mando, ya que cada una de las personas que tengan a cargo una de esas funciones tiene ingerencia sobre las otras y por lo tanto los principios de la unidad de mando y dirección no se ajustan perfectamente.

ESTRUCTURA ORGANICA FUNCIONAL


GERENTE (alta gerencia)

MARKETING (gerencia media)
Responsabilidades
 Ventas
 Publicidad
 etc.

FINANZAS (gerencia media)
Responsabilidades
 Registro de la información (contabilidad y finanzas)
 Rendimiento de la inversión
 Etc.

PRODUCCION (gerencia media)
Responsabilidades
 Programación de la producción
 Calidad del producto
 Compras (requiere la cooperación de producción y logística)
 Etc.




LOGISTICA (gerencia media)
Responsabilidades
 Gestión de las inversiones en activos logísticos
 Gestión de almacenes e inventarios
 Procesamiento de pedidos
 Red de distribución y servicio al cliente (requiere la cooperación de marketing y logística)
 Transporte
 Embalaje (requiere la cooperación de marketing y logística)
 etc.

5.2 ACTIVIDADES ESPECIFICAS Y CONJUNTAS DE PRODUCCION, LOGISTICA Y MARKETING EN LAS EMPRESAS


En la figura se muestran las principales actividades que corresponderían a los departamentos de producción, comercialización y logística, suponiendo que entre las funciones de este último se hayan incluido todas las actividades que guardan relación con el transporte y el almacenamiento de productos y que estaban más o menos repartidas entre los dos primeros departamentos

En el área de producción se incluyen todas las actividades específicas relacionadas con la elaboración del producto tal como la operación en la planta, el manejo de materias primas en los procesos de transformación, el control de calidad, el mantenimiento, y la evaluación de trabajos.

En el área de marketing se incluyen las actividades promociónales, de investigación de mercado, de selección de gama de productos a fabricar y vender, la fijación de precios y la gestión de personal de la unidad

La logística comprende actividades escalonadas como el transporte, el almacenamiento, la gestión de inventarios, la manipulación de materiales y productos, el establecimiento del ciclo para el cumplimiento de pedidos, todas ellas añadiendo valor de tiempo o espacio al producto.

Hay unas actividades comunes a la producción y a la logística como: la programación de la producción, la localización de la planta, la capacidad de producción y las compras. Para gestionarlas eficazmente debe existir la cooperación entre logística y producción.

También hay actividades comunes al marketing y a la logística como: El nivel de servicio al cliente, el embalaje de productos, los canales utilizados para la distribución del producto y los flujos de información entre el mercado y la producción. La gestión eficaz implica cooperación entre mercadeo y logística

Por manutención se entiende conjunto de operaciones de almacenaje, manipulación y aprovisionamiento de piezas, partes, materias primas, productos, mercancías etc., en un recinto industrial

 ACTIVIDADES ESPECIFICAS DE LA PRODUCCIÓN
Operación de la planta
Manejo de materiales en los procesos
Control de la calidad
Mantenimiento

 ACTIVIDADES ESPECIFICAS DE LA LOGISTICA
Transporte
Almacenamiento
Control de inventarios
Manutención

 ACTIVIDADES ESPECIFIAS DEL MARKETING
Promoción
Investigación de mercados
Productos mixtos
Precios

 INTERSECCION DE LAS ACTIVIDADES DE PRODUCCION Y LOGISTICA
Planificación del producto
Localización de la planta
Compras

 INTERSECCIÓN DE LAS ACTIVIDADES DE LOGISTICA Y MARKETIN
Nivel de servicio al cliente
Embalaje
Canales de distribución
Flujo de información

6. CONTROL DE LA LOGISTICA.

El proceso básico de control, donde quiera que se encuentre y cualquiera que sea el área que controle incluye tres pasos:

 Establecimiento de Estándares
 Medición del Desempeño Contra Estándares
 Corrección de las Desviaciones.

6.1 ESTABLECIMIENTO DE ESTANDARES.

Un estándar constituye un denominador común o base para expresar una característica o fenómeno en términos cuantitativos o cualitativos verificables.

Los estándares permiten realizar medidas de evaluación, de tal modo que puedan orientar a los administradores respecto de cómo marchan las cosas sin que estos tengan que observar cada paso en la ejecución de los planes.

Puesto que uno de los fines primordiales de la logística es la reducción de costos y la maximización de utilidades de la empresa, los presupuestos formulados con base en los objetivos en lo relacionado con el abastecimiento de materiales, la transformación de las materias primas y la distribución del producto se convierten en estándares fundamentales en el control de la logística. Estos presupuestos se formulan en la planeación y se constituyen en una promesa, que luego se comparan con los resultados de los estados financieros que contienen los datos reales después de la ejecución.

Los presupuestos son estándares para el control financiero, pero en las empresas industriales se deben establecer también estándares para controlar el flujo de materiales, la calidad del producto, el mantenimiento y la seguridad.


Los siguientes son ejemplos de estándares para el control financiero y de mucha utilidad den el control de la logística


 Requerimientos de producción en unidades técnicas y en pesos, para satisfacer las necesidades de los clientes en un periodo determinado de tiempo


 Establecimiento del nivel de inventarios de producto terminado en unidades técnicas y en pesos para garantizar el suministro de producto a los clientes en un periodo de tiempo determinado

 Establecimiento del nivel de inventarios de cada materia prima en unidades técnicas y en pesos para garantizar el suministro al proceso productivo.

 Compras y consumos en unidades y en pesos de cada materia prima para satisfacer los requerimientos de la producción en un periodo de tiempo determinado

 Presupuestos para transporte de materias primas en un periodo de tiempo determinado

 Presupuesto para transporte de producto terminado en un periodo de tiempo determinado

6.2. MEDIDA DEL DESEMPEÑO.

Resulta de comparar los resultados obtenidos contra los estándares establecidos, esta medida se puede dar según las circunstancias durante la ejecución de las actividades programadas o después de la ejecución.

Cuando la medida se hace sobre la ejecución permite detectar las desviaciones y sus causas y tomar inmediatamente las acciones correctivas antes de que termine la totalidad de la ejecución de la actividad.

Cuando las medidas se hacen después de la ejecución resulta más complejo la identificación de causas por las que se dieron las desviaciones y la aplicación de medidas correctivas futuras sobre la ejecución de las actividades.

No siempre resulta fácil la medida del desempeño real o esperado en algunas actividades especialmente de carácter administrativo ya que los estándares establecidos no miden exactamente el desempeño de la actividad.


6.3. CORRECCION DE LAS DESVIACIONES.

La corrección de las desviaciones en las actividades o uso de los recursos empresariales se hace en función de la medida del desempeño de dichas actividades o uso de recursos frente a los estándares establecidos.

La detección, medición y corrección de las desviaciones es la forma como el subsistema de control interviene y se integra con los demás subsistemas del proceso administrativo. El control se puede ejercer sobre la planeación, sobre la preparación, sobre la ejecución, sobre la organización y sobre la dirección de las actividades en las que intervienen los recursos empresariales. En este caso las actividades relacionadas, directa o indirectamente con la logística como: el servicio al cliente; el transporte; la administración de inventarios; el flujo de información; el almacenamiento; las compras; el embalaje etc.

La corrección de las desviaciones se puede hacer entre otras por las siguientes acciones:

 Replanteando los planes o modificando sus metas u objetivos
 Reorganizando los recursos Materiales y humanos a través de nuevas asignaciones
 A través de orientación o asesoría adicional
 Mayor Capacitación y entrenamiento de trabajadores
 Despido de trabajadores



7. CONTROL DE FLUJO DE MATERIALES.

Se entiende como flujo de materiales el movimiento de materias primas, partes, piezas, productos en proceso, productos terminados, bienes de Capital, donde se debe ejercer control a funciones relacionadas con: Compras, Envíos, recepción, almacenamiento, Control de Inventarios y manejo de materiales.

Las compras se refiere a la adquisición de Materias primas, partes, piezas y bienes de capital. Las órdenes de compras son elaboradas de acuerdo con las requisiciones recibidas por el departamento de compras y hechas por los demás departamentos, teniendo en cuenta las políticas de la empresa para comprar. En las compras se debe controlar: calidad de acuerdo con las especificaciones; cantidad de acuerdo con las necesidades, el precio de acuerdo con las cotizaciones y el tiempo de entrega.

Los envíos se refiere a la preparación de artículos que salen de la empresa, se empacan para protegerlos del deterioro por el transito y para facilitar su manejo, se marcan y se pesan antes de enviarlos.

Los envíos también se pueden referir a artículos que se reciben y se debe ejercer control sobra cantidad, calidad y oportunidad en la entrega.

La recepción consiste en verificar el estado y la cantidad de lo pedido, colocarlo en el lugar previsto y comunicar su arribo.

El control de inventarios se reduce a determinar el momento en que se debe emitir la orden de compra o de producción y cantidad que se va a ordenar.

El manejo de materiales implica el movimiento de artículos dentro de la planta de producción, con un mínimo de costo y pérdida por daños. El control de flujo de materiales requiere que todo el sistema se visualice a medida que las materias primas, las partes, las piezas etc. Fluyen hacia las instalaciones de fabricación, dentro de las instalaciones de fabricación y luego hacia los canales de distribución.

8. OTROS TIPOS DE CONTROLES.

 En el área de Mantenimiento se llevan fichas de mantenimiento en las cuales se indican las fechas de inspección. También se hacen boletines de inspección en los que se indica para cada maquina los puntos a inspeccionar en cada visita.

 Para controlar la evolución de la seguridad en la empresa se realizan inspecciones, se determinan y se comparan índices de accidentes con los datos anteriores y con los de otras empresas, dentro de estos indicies tenemos: El índice de frecuencia ((#.Acci.Incapacitantes/horas trabajadas)*106); el índice de gravedad ((#.días perdidos/horas trabajadas)*106); el índice de duración media de los accidentes (índice de gravedad/índice de frecuencia).

 Para control de calidad se utilizan varia técnicas.

o Muestreo de aceptación: se utiliza para control de calidad en la recepción de materiales. Se extra una muestra al azar de n unidades se acepta o se rechaza el lote según el % de piezas defectuosas sea inferior o superior a una cantidad determinada C.

o Diagramas de Control: se toman muestras representativas y se establecen limites inferiores y superiores de control en función de la media y la desviación estándar para la variable que se esta controlando. Estos límites facilitan la aceptación el rechazo. Ejemplo: medidas o dimensiones de piezas.

o Pruebas y ensayos destructivos: se utilizan para control de calidad final, por ejemplo someter a impactos un casco para determinar su resistencia

 Para control de proyectos: se utilizan las técnicas Pert-Cpm.


BIBLIOGRAFIA

 Logística Empresarial. August Casanovas y Lluis Cuatrecasas
 Logística. Ronald H. Ballou.
 Organización Industrial. Luís Pulgar; Yadira Betancourt y Alejandro Fernández